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導入事例
株式会社内田洋行×
京セラモバイルサポート

会議室予約・運用システムで
京セラのタブレットを採用
要望通りの仕様に加え、
手厚いサポートサービスと
端末の安定供給が導入の決め手に

京セラモバイルサポート 導入事例 株式会社内田洋行
株式会社内田洋行の
ネットワークビジネス推進事業部
深川梓氏(左)と坂本満氏(右)

業種:卸売業
ニーズ:「SmartRooms」搭載端末、サポート体制
製品:京セラモバイルサポート、Wi-Fi®タブレットKC-T302DT/ZU

【背景・課題】
● 顧客の会議室前に設置するタブレットの選定
● タブレットの安定供給が大きな課題に
【施策・成果】
● 導入から1年が経過しても“問題が起きない”タブレット
● 端末のリサイクルなど、安定供給のロードマップが明確

1910年創業の株式会社内田洋行。測量・製図器械の販売に始まり、理科教材で学校市場へ参入、民間企業向けのオフィスコンピュータの開発を経て、現在は企業のオフィス設計や小中高大の学校施設づくりなど環境構築とともにネットワークインフラ構築、アプリケーション開発事業に取り組んでいます。そのようななか、会議室予約・運用システム「SmartRooms(スマートルームズ)」の需要が増え、同社ではサービス提供にあたり京セラのタブレットやサポートサービスを採用。その背景や理由について、ネットワークビジネス推進事業部の深川梓氏と坂本満氏に伺いました。
※2022年1月現在

すでに400社以上が導入。会議室の「カラ予約」を解消し、効率的な運営を支える「SmartRooms」
『SmartRooms』開発の背景について語る深川氏

すでに400社以上が導入しています。
会議室の「カラ予約」を解消し、効率的な運営を支える「SmartRooms」

企業や官公庁のオフィスをはじめ、学校、図書館など働く人と学ぶ人の主体性を考えた環境構築を得意とする内田洋行。コーポレートビジョン「情報の価値化と知の協創をデザインする」を掲げて事業転換を進めています。現在のテーマは「働き方変革」「学び方変革」「場と街づくり変革」の3つで、このうち「働き方変革」の観点では、顧客の生産性向上を支えるための開発を進めており、会議室の運用管理に変革を起こすために2013年に発売した製品が「SmartRooms」です。

このシステムでは、タブレットに専用のアプリケーションをインストールし、導入先のグループウェアと連携させて各会議室の前に設置します。

タブレットには空室、入室待ち、使用中などの利用状況や、予約スケジュールがリアルタイムに表示される他、その場で予約、延長、終了といった操作も可能。また、予定よりも早く退室した場合は空室と通知されて次の人が使用できるなど、会議室の効率的な運用を支援します。

「グループウェアでの予約のみで運用すると、会議室が実際には誰もいないのに予約があり利用できないという『カラ予約』が生じがちです。当社の調べによると、世の中にある会議室の約1/4がこの状態でした。しかし『SmartRooms』を導入すれば、無人の会議室は自動的に予約がキャンセルされます。2013年の販売開始から、おかげさまで460社14,000室の導入実績があります」(深川氏)

タブレットのセッティングからアプリのインストール、顧客への発送まで京セラにお任せ
京セラのタブレットを採用した理由や、
「京セラモバイルサポート」について語る坂本氏

タブレットのセッティングからアプリのインストール、顧客への発送まで京セラにお任せ

「SmartRooms」の運用にあたり、内田洋行では顧客に提供するタブレットを細かく検証。各メーカーの端末を集めて「専用アプリを適切にインストール、起動できるか」「常設端末として設置する際に求められる仕様で正しく稼動するか」などを比較するなかで、京セラに出合ったそうです。

「京セラさんから提案されたタブレットは私たちの求める条件を問題なくクリアし、採用条件を満たしていました。何よりも決定的だったのは、バッテリー交換を含む魅力的なサポートサービスが受けられることです。
さらに端末のカスタマイズや専用アプリのインストールも任せられるという、全体的なバランスの良さに引かれました。既に当社の一部の会議室にも、この機種が設置されています」(坂本氏)

京セラが提案したタブレットは、Wi-Fi®モデルの「KC-T302DT/ZU」。端末の長期利用が多い法人向けの製品で、充電を85%で抑える「バッテリーケアモード」を搭載し、同社の非搭載モデルに比べて電池寿命が1.5倍ほど長持ちするのが特長(同社調べ)。また「SmartRooms」では、タブレットの電源プラグをコンセントに差した状態が続くので、電池の劣化を防ぐためにも端末本体に直接給電されるようカスタマイズされています。

そして、採用の決め手になったのが「京セラモバイルサポート」です。そのサービスの一つ、キッティング(セットアップ作業)では、自社工場でタブレットを顧客が求める仕様にカスタマイズし、必要なアプリを入れた上で出荷します。このインストール作業を人間が行うメーカーもあるなか、京セラでは高品質な自動化システムを導入しているため、到着後すぐに安心して利用できます。

「他メーカーのタブレットでは、当社のSEが顧客の元に伺ってキッティングを行うケースもあります。しかし、京セラさんは出荷前に『SmartRooms』のアプリをインストールしてくれるため、当社側の負担が減らせて業務もスムーズに行えます。私のなかで、最も心に響いたサービスかもしれません」(坂本氏)

「京セラモバイルサポート」は、もちろんアフターフォローも充実。内田洋行の場合、各タブレットは利用開始から3年にわたって「自然故障は回数無制限」「落下などの物損事故は2回まで」の無償修理が受けられます。故障時も平日9時から17時まではサポートデスクが電話で対応し(メールは随時)、2稼働日後にキッティング済みの交換機が到着。配送費も京セラ負担なので経費処理も不要です。なお、サポートデスクは内田洋行だけでなく「SmartRooms」を導入した顧客も利用できます。

要望に応え、無操作状態でもタブレットを24日間点灯させるアプリを開発
京セラのタブレットに搭載された「SmartRooms」の稼働例

要望に応え、無操作状態でもタブレットを24日間点灯させるアプリを開発

「SmartRooms」で採用された京セラのタブレットは消費電力を抑えるため、最長でも24時間無操作であればスリープ状態に入ります。しかし内田洋行が求めたのは、土日や正月休みを迎えても画面が点灯したままというカスタマイズでした。

「本社ビルで数十台、あるいは全国の拠点やグループ会社を合わせて数百台規模でタブレットを利用しているお客様もいます。休日明けに全ての会議室前にある端末の電源を入れるのは相当な負担になってしまうので、稼働が続くよう改善を依頼しました」(深川氏)

そこで京セラでは、画面の消灯時間を延長するアプリを開発。キッティング時にインストールすることで、無操作でも24日間にわたり画面が点灯し続けます。さらに最新モデルでは、画面劣化を防ぎ、省電力化も実現しながら、画面を全く消灯させない設定も選べるようになりました。

「タブレットのキッティングは、内田洋行様の各営業ご担当者様から個別にリクエストを受けています。スムーズな体制で、この点でも『SmartRooms』の運用業務を軽減できているのではないでしょうか。当社もまた、ご担当者様の声を直接耳にして世の中に多様なご要望があることを学び、一つひとつのニーズに応えながら力を付けているところです」(京セラ担当者 中園)

端末の安定供給は重要な課題。明確なロードマップを示してくれたのも高評価
「SmartRooms」と京セラのタブレットの
マッチングについて語る深川氏(左)と坂本氏(右)

端末の安定供給は重要な課題。
明確なロードマップを示してくれたのも高評価

もう一つ、内田洋行が京セラを選んだ理由として「タブレットの安定供給」が挙げられます。

「お客様からは『会議室を増やしたので同じ種類の端末を追加したい』という話もよく伺います。にもかかわらず、すぐに終売を迎えるようなタブレットを提供してしまっては、製品説明の繰り返しでご迷惑をかけることになります。一方で京セラさんは、今回の端末を一定期間以上は販売すると提示してくれて、ロードマップが明確なので評価が高かったです」(坂本氏)

タブレットの安定供給には、半導体の確保が不可欠。世界的な供給不足で各メーカーが苦戦するなか、京セラでは部品メーカーと綿密に連携し、同一機種を長く提供できるよう綿密に計画を立てています。それでも製品はやがて寿命を迎えるため、モデルチェンジの際にはすぐ顧客に情報を開示し、次のプランを一緒に考えます。

「今後のタブレットの展望について、情報は常に提供されています。また、京セラさんの端末を採用して約1年が経過しましたが、これまでお客様から問題を指摘されたことはありません。逆にキッティングされた端末が届き、他の端末とくらべて工数を短縮して導入ができる点が喜ばれているので、今後も安定供給に期待します」(坂本氏)

「当社の問い合わせに対し、メーカーによっては回答までに時間がかかったりして、結局はお客様を待たせてしまうと感じていました。その点、京セラさんは対応が迅速で、『SmartRooms』の運用実態に合わせた業務フローの提案など、寄り添ってくれる印象を受けましたね。何よりも今回のタブレットは、会議室の前で『静かに、ずっとここにいる』というスタンスを保ってくれるのが素晴らしいです」(深川氏)

コロナの影響もあって働き方が急速に変わりつつある今、オフィスに求められる条件も変化し、さらには会議室の在り方も変わってくるかもしれないと深川氏。「それでも、生産性や働くというテーマは変わらないはず。『SmartRooms』が会議そのものの質向上に寄与できるよう、今後もサービスを追求していきたいです」と続けていました。

京セラ担当者より
通信機器事業本部 通信事業戦略部
第2法人ビジネスユニット事業開発責任者
中園 博喜

京セラ担当者より

当社では、誰もが利用しやすいタブレットのカスタマイズを開発・提案し、お客様の課題や困りごとを解決しています。また、内田洋行様のために開発した消灯時間延長アプリのように柔軟な対応も特長です。もちろん、万全の「京セラモバイルサポート」があるので、速やかに、かつ安心して端末をお使いいただけます。

こうした京セラの姿勢は「JAPAN MADE」という言葉に集約されます。これには当社通信機器事業本部において、お客様の“声なき声”にまで耳を澄ませ、丁寧なモノづくりを貫こうという思いが込められています。そして、日本メーカーならではのお客様の理解に基づく製品やソリューションを、国内一貫体制で提供できるのも私たちの特長です。

つまり「話が早くて理解が深い」企業であり、小回りが利くサポートは海外メーカーをはじめ他社に勝てると自負しています。今回の記事に関心を持たれた方からのご連絡をお待ちしています。

※Wi-Fi®はWi-Fi Allianceの商標または登録商標です。

株式会社内田洋行

株式会社内田洋行
https://www.uchida.co.jp/

所在地:東京都中央区新川2-4-7

事業内容:公共関連事業、オフィス関連事業、情報関連事業を軸とした専門商社。測量・製図器械の販売に始まり、理科教材で学校市場へ参入、民間企業向けのオフィスコンピュータの開発を経て、現在は企業のオフィス設計や小中高大の学校施設づくりなど環境構築とともにネットワークインフラ構築、アプリケーション開発事業に取り組んでいる。

SmartRooms

SmartRooms
https://www.uchida.co.jp/it/products/smartrooms/

株式会社内田洋行が提供する、主要なグループウェアとリアルタイムに連携する会議室予約・運用システム。会議室のカラ予約を解消する自動キャンセル機能など、会議室のムダ削減と利便性の向上を支援するツールで、業種を問わず 460社/14,000室の導入実績がある。

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