活用イメージ
オフィスでの導入・運用

会議室の予約・運用を、
タブレットでよりスマートに

活用イメージ:オフィスでの導入・運用

【概要】

予約状況を確認すると、いつも埋まっている会議室。「数が足りない」と皆が言うものの、実際に行ってみると使われておらず、空いたままということがよくあります。

とはいえ、利用実態を厳格にチェックしたり、予約を管理するために人手をかけたくはありません。株式会社内田洋行が提供する会議予約システムSmartRoomsを用いてタブレットを部屋前端末として利用することで、会議室への入退室を簡単に把握することができるようになります。また、既存グループウェアと連携するので、IT部門の負担軽減にも。初期コストや端末コストも抑えられます。

Wi-Fi®タブレット+会議予約運用システムのメリット

(KC-T302DT/ZU+会議予約運用システムSmartRooms)

  • ▶ 導入が、低コストでスムーズ。
  • ▶ 会議室前の端末で入退室操作を実施、利用状況確認が誰でも簡単。
  • ▶ 会議室利用ログで、利用実態の把握が容易。
  • ▶ カラ予約がなくなり端末からの直前予約も可能に。会議室の稼働率アップ。
  • ▶ 既存グループウェアとの連携で専用サーバー不要。

【課題】

会議室が、どれくらい足りていないのか。その実態が分からないまま、膨大なコストがかかる会議室の増設を決めるわけにはいきません。また、適正な稼働を促すために新たな予約システムを導入するにも、やみくもにコストをかけられません。何より、問題なく導入・運用していけるシステムでなければムダな投資になってしまいます。

  • ①初期コスト/端末コスト抑制

    • ▶ 既存グループウェアとの連携や、それに伴う専用のサーバー、専用タブレットなどで、高そうな初期コスト。
    • ▶ 費用対効果や投資回収を考えると、導入を躊躇してしまう。

    主要グループウェアとの連携が容易で、
    サーバーやタブレットのコストを
    抑えられるシステムが求めらる。

  • ②会議室利用の実態把握

    • ▶ 予約だけして実際は使われない「カラ予約」があり、実態がつかみにくい。
    • ▶ 本当に会議室を増やすべきか、意思決定をするための根拠がない。

    利用実績を示すログデータや、
    利用状況を分析するサービスが
    把握・判断には有効です。

  • ③システム/タブレットの操作性

    • ▶ 会議室予約運用システムとタブレットとの間に、動作親和性の不安がある。
    • ▶ 誰でもかんたんに操作ができないと、逆に手間隙がかかり、業務に支障が。クレームにもなり得る。

    会議室予約運用システムとの
    動作検証が済んだタブレットを、
    一緒に導入する必要がある。

スムーズな運用で、利用者も管理者も、本来の業務に集中できる

【ソリューションによるメリット】

汎用モデルでありながら、その高い信頼性や使いやすさで評価され、京セラが自信をもってご提案しているのが「KC-T302DT/ZU」。日本国内における一貫体制下でつくられた“JAPAN MADE”のタブレット端末です。その汎用性の高さは多様なグループウェアでの利用を可能にし、株式会社内田洋行が提供するクラウド型会議室予約運用システム「SmartRooms」との組み合わせは、コスト削減・業務改善・安定運用というニーズを高い次元で両立します。

①低コストかつスムーズに導入できる

会議予約運用システム「SmartRooms」は、クラウドサービスのため、専用サーバが不要。また、汎用性の高いタブレット「KC-T302DT/ZU」との組み合わせによって、低コストで初期導入できます。

ポイント

  • ●会議室前の端末がGaroon/サイボウズOffice10/Google Workspace/Microsoft 365/Excahangeなどのグループウェアと直接連携。専用サーバが不要
  • ●他にも汎用のAndroid/Windows/iPadOS 端末が利用可能
低コストかつスムーズに導入できる

②業務改善コストの抑制、共有スペースの稼働率向上

SmartRoomsの導入で会議室の利用実態を把握できるようになり、予約ルールや利用マナーの厳格化に取り組むことができます。特に問題となっている「カラ予約」を減らすことで、共有のスペースである会議室の稼働率をアップ。過剰なコストをかけずに問題解決を実現します。

ポイント

  • ●SmartRooms管理サイトでの会議室利用実態データを提供
  • ●分析レポートの活用などで、会議室のリニューアルなどにも活用
  • ●自動キャンセル機能で「カラ予約」の解消
業務改善コストの抑制、共有スペースの活用

③動作検証済タブレットで安定した運用

「KC-T302DT/ZU」なら動作検証が実施済であるため、初期トラブルなどの恐れがほとんど無く、IT部門の負担を軽減します。また、そのスムーズな操作感は誰にでも扱いやすく、予約状況の確認から、予約・延長・終了などの操作まで、タブレット上で簡単にできます。

ポイント

  • ●京セラのこだわり「JAPAN MADE」の、信頼性ある業務用タブレット
動作検証済タブレットで安定した運用

※記載されている会社名、製品およびサービス名は、各社の登録商標および商標です。

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